仕事のスピードを高める仕事術

「仕事術」というテーマだと、テクニックに目がいきます。手帳をどう使うか、ふせんをどう使うかなどに注目が集まります。まあ手帳術は何かひとつもっていると、取材されやすいのでおすすめです。

ちなみに、なぜ手帳術が取材されやすいかというとビジネスマンの永遠のテーマであり、かつ「ビジュアル的につくりやすい」からだそうです(某記者談)。

では、今回は何をテーマに仕事術を話すかというと、「環境」です。どういうことかというと、自分の環境が早いスピードができる環境になっているか、ということです。

大きな話から入れば、事務所の場所。独立事務所なら通勤までにかかる時間をちゃんと考える。これは経済的要素もありますので、人それぞれになりますが、数十分単位でも積み重なっていけば、それは大きなタイムロスになります。

例えば、過去パワーコンテンツジャパン株式会社のオフィスが代々木にあった頃、当初は1階でした。それはどの打ち合わせでも、どんな案件でもすぐに移動できるという点から判断しました。まあたまたま1階の物件が見つかった・・という偶然も少しありますが(笑)。

それから話を少し小さくして、事務所のレイアウト。自分自身が出入りしやすいレイアウトかどうか?スタッフがいる場合、スタッフが動きやすいレイアウトかどうか?スタッフ間で意思疎通しやすいレイアウトかどうか?これだけでも、積もり積もれば何十時間のロスになります。

それからもう少し話を小さくして、パソコン周りの環境。メモやカレンダーの置き場、各備品の収納、書類の保管方法、場所など、それぞれが無駄な動きをせずに使えるかどうか?これも見直すことで仕事のスピードが上がります。

私はPC、ペン、書類などの位置を決めているので、余計な動きが少なくなっています。だからスタッフから見るとあんまり動いてないように見えます(苦笑)。でも、仕事はちゃんとやってます。

もうちょっと小さくすると、PCやプリンタの状態。古いパソコンは動きが遅いです。それだけで仕事のスピードが落ちます。怖いのが、パソコンのスピードにそのうち自分が慣れてしまうことです。遅いのが普通となったら、仕事はどんどん遅れていきます。

私が基本体な仕事でMacをつかっているのは、処理スピードが早く、長く使ってもスピードが落ちないからです。ここまでのことをちょっと考えるだけでも、動きが速くなり、PCの動きが速いのですから、仕事は早くなります。

ここまで環境を整えてから、次が「段取り」です。年間目標から月間目標を出し、月間目標から月間タスクを出し、月間タスクから週間タスクを出し、週間タスクから当日のタスクを出す。そこから優先順位を付けていきます。あとは「黙々と」ひたすらやること。

意外と「あの仕事大変なんだよな〜」とか「これやったらどうなるのかな〜」とか結構いろいろ考えてるんです。意外と意識しないことなんですが、これらの思考や空想って、作業には悪影響なんです。

悪影響というのは能率を落とすという意味。始めたらいわゆる「黙々と」仕事する、というのを意識的にやる必要があるんです。もちろんこれまで何度もセミナーなどでお話しているとおり、感情を良い状態にすることは重要ですが、無意味に何か考えても、実際の作業には送れが出ます。

なので、当日のタスクが上がったら、文字通り「黙々と」やるだけなんです。実際にこれを意識的にやると、いかに他のことを考える時間が多いか感じることができます。

まとめると、仕事を速くやるには、

 ・環境を整えること
 ・段取りをきちんと整えること
 ・余計なことを考えずに「黙々と」やること

ということになります。地味ですが、チェックしてみるとできてないことも多いと思います。そして何より大切なのが、誰よりも速く仕事をするという決意なのです。地味なテーマかもしれませんが、能率の悪い仕事のやり方を積み重ねてしまうと何百時間となりますので、ご注意を。

(執筆:横須賀輝尚)

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