行政書士として開業する場合、最初からスタッフを雇用するというのは現実的ではありません。一人で活動することになるでしょう。その場合、ネックになってくるのが電話対応です。仕事柄、電話で問い合わせをしてくるお客さんが少なくありません。そのため、電話にしっかり応対出来る体制にしておかなければいけません。せっかく電話がかかってきたのに、留守で出られなかった。これでは、取れる仕事も取れません。かと言って、いつかかってくるのか分からない電話を待って、一日中事務所にいるわけにもいきません。

対処法としては二つあります。

行政書士として活動を始めた時の電話対応手順

一つはかかってきた電話を携帯電話に転送するようにしておくことです。NTTにはボイスワープという転送サービスがあり、予め設定した番号に自動的に転送してくれます。月額約500円で利用できます。

ちなみにNTTには【ダブルチャンネル】という1契約で２つの電話番号を同時に持てるサービスもあります。こちらも月額400円なので、仕事用に専用番号を用意して、そこにかかってきた電話を携帯に転送するようにしておくといいでしょう。ただし、電話が転送されたとしても、別のお客さんと打ち合わせ中で出られないといったこともあるでしょう。これでは、やはり具合が悪いものです。

そこで、もう一つの対処法としてオススメなのが電話秘書サービスを使用することです。電話秘書サービスというのは、電話を代わりに取って対応してくれるというサービスです。問い合わせが合った場合には、相手の連絡先を聞いておいてくれて、折り返し電話する旨を伝えてくれるといった感じです。これであれば、かけてきた相手も安心です。

電話秘書サービスというのは月額15000円程度で利用できます。電話番のスタッフを一人おいておくより安上がりで済みます。電話対応に慣れているスタッフが対応してくれるのも有り難いものです。立ち上げ当初の時期には重宝するサービスです。

秘書サービスを使うことで行政書士としての信用度がアップする

行政書士のような士業というのは世間一般的に堅いイメージがある職業なので、それだけに世間体が重要となってきます。お客さんからしてみると、連絡先の番号が携帯だけとなると、それだけで『ここは大丈夫？』と思いがちです。ビジネスの世界ではフリーダイヤルを設定すると、それだけで信用度が大きく変わってくるというのが常識です。

正直、フリーダイヤルというのは、たいしてコストがかからないことなのですが、お客さんからすると『フリーダイヤルがあるぐらいだから、ここはしっかりした会社なんだ』と判断しがちです。そういった意味で連絡先が携帯とか、電話をかけても留守電というのはイメージがよくありませんが、秘書センターを使えば電話のプロが対応してくれるので、しっかりとした印象を与えることができます。『本人から折り返し電話をさせて頂きます』という言い方であれば丁寧ですし、あなた自身の信用度もアップします。これも電話対応の面白いところですが、本人がいきなり対応するよりも、スタッフから電話をつなぐという流れのほうが有り難みが出ます。

秘書サービスを利用することで、行政書士としての信用を勝ち取ることが出来るということです。開業間際にはバカにならないメリットとなります。

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「もう、資格だけでは食べていけない」など累計20冊14万部を超える日本一の資格コンサルタント、士業向け経営スクール経営天才塾主宰横須賀輝尚の士業向け公式メルマガ。2007年から10年間、全国1600名以上の士業の相談に答え続けている。その回答数は2万件以上。本メルマガでは、天才塾で相談された事例を中心に、行政書士、社労士、税理士、司法書士、弁護士、弁理士等の士業・資格業の営業ノウハウをFAQの形を通じて週1回配信いたします。バックナンバーは非公開となりますので、お早めにご登録ください。