行政書士事務所の電話番として秘書センターを利用する

行政書士事務所を開設すれば、当然電話を引く必要があります。理由はもちろん、仕事の依頼を受けるためです。士業の仕事というのは、職種がらいまだに電話経由の依頼が主軸となる世界です。インターネットだけといったことでは、チャンスを逃してしまいます。電話は必須です。

開業直後は、事務所を不在にする時間帯が多くなりがち

しかし、開業当初はひとりではじめることがほとんどであり、営業や手続きのための外出で事務所を不在にすることも多くなります。そうなると、せっかくかかってきた電話を取ることが出来ません。これは受注の機会損失を意味するだけでなく、行政書士としての信頼問題にも関わってきます。

お客様の立場からすれば、電話をしても出ない事務所に、安心して仕事を依頼することなど出来ないですよね。既に信頼関係を築いている相手からともかく、初対面の人に対しては致命的なことです。固定電話から携帯電話に転送するといったことも出来ますが、これでも必ずしも出られるとは限りません。商談中や打ち合わせ中で電話を逃すとなれば、やはり機会損失となります。かといって、電話番専用のスタッフを置くわけにもいきません。

秘書センターを行政書士事務所の電話番代わりに使う

このジレンマを解決する手段として、古くから有効と言われているのが秘書センターなどと呼ばれるいわゆる電話受付代行サービスです。秘書サービスを利用すれば、不在時に電話がかかってきたとしても、かかってきた電話は転送され、あなたの代わりに担当のスタッフが電話に出てくれます。しかも、スタッフは電話対応のプロなので、下手にアルバイトを雇うよりも安心です。これで仕事のチャンスを逃すことはなくなります。そういう意味では、秘書センターは有効な手段です。電話秘書サービスは月額15000円程度。それほど痛い出費とはなりません。コストパフォーマンスが高いサービスと言えるでしょう。

秘書センターを行政書士のブランディングに利用する

秘書センターを利用することで、もう一つ得られるメリットがあります。それは、行政書士としてのブランディングです。行政書士というのは、数年経っていてもひとり事務所である人が多いものです。当然、電話対応を自分で行うことになりますが、本人が電話番の役割を果たすことは、事務所のブランドを考えるとマイナスです。逆に、ハキハキとした女性スタッフが電話に出れば、それだけで、ここはキチンとした事務所だなという印象を持ってもらえます。単純ですが、決して馬鹿には出来ません。こんな些細なことが大きな差を生みます。それを考えると、行政書士としてのブランディングという意味でも利用価値があるのが秘書センターというサービスです。

ただし、秘書センターは会社によって料金とクオリティがまちまちなので、そのあたりはきちんと調査してから申し込みましょう。対応がおざなりな会社だと、逆に行政書士としての評価が下がり、逆効果になってしまいます。

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